Para bien o para mal, la mayoría de la gente pasa mucho tiempo enviando
y recibiendo correos electrónicos. Pero pocas veces alguien explica qué podemos
hacer para que esta tediosa actividad sea más productiva.
La empresa de análisis de datos de
correo electrónico Yesware, basada en Boston, elaboró varios consejos para
mejorar en el arte de mandar emails, tras revisar
más de 500.000 correos de venta enviados por sus usuarios. BBC Mundo le cuenta
los cinco más relevantes.
1. ¿Qué asunto poner?
Tras las elecciones presidenciales en Estados Unidos, en 2012, los
miembros del equipo de campaña de Barack Obama revelaron que el
"asunto" más exitoso que habían utilizado como título para sus
correos contenía solo la palabra"Hey" (Hola).
Esta idea les brindó millones de dólares. ¿Podrías hacer tú lo mismo?
Los responsables de Yesware creen que no.
En su estudio, la empresa concluyó que titular los correos con la
palabra "Hey" obtiene menores tasas de apertura y contestación que
otras palabras frecuentes.
"No hay una línea de asunto mágica", opina Bernie Reeder en el
blog de la empresa. Pero algunas palabras funcionan mejor que otras.
Por ejemplo, si lo que quieres es que alguien te haga un hueco
en su calendario para una llamada, es mejor que en el asunto pongas
"llamada", en lugar de "calendario".
Un 62%
de los correos con la la palabra llamada se abrieron y, de ellos, se
respondieron un 35%.
En
contra de lo que se podría pensar, la longitud de la frase que se incluya como
asunto no tiene importancia, determinó la investigación de Yesware.
2. Es
mejor copiar
Aunque
el arte de mandar correos electrónicos no es una ciencia exacta, sí hay algo
que puedes hacer que aumentará inmediatamente la tasa de respuesta de tus
correos.
Cuando
mandes un mail a dos personas, es mejor que una de ellas aparezca en copia
(CC). Los correos enviados a una persona con copia a otra recibieron una tasa
de respuesta un 12% mayor que los que se enviaron directamente a dos personas.
Esto podría deberse a lo que se conoce en psicología como "Difusión
de responsabilidad": cuando se asigna una tarea a un grupo de gente, las
personas tienden a asumir que alguien va a hacerse cargo, por lo que nadie
acaba haciéndolo.
Por eso es mejor que un destinatario aparezca en el campo de Enviar a, y
otro solo en copia, de esta forma solo hay una persona responsable de
contestar. Y, además, la presencia de una segunda persona en copia aumentará la
presión para que haya una respuesta.
3. Insiste
Si tu correo va a ser abierto, el 91% de las veces ocurre en plazo de un
día desde que lo enviaste.
Si se abre en ese primer día, cerca de la mitad de los correos recibirán
una respuesta en las tres primeras horas, según los datos de la empresa.
Lo que esto significa es que sale a cuenta ser proactivos. Si ves que tu
correo ha sido abierto, el reloj se pone a contar.
Es probable que, si haya una respuesta, sea ese mismo día, así que no
esperes simplemente, si no recibes respuesta en uno o dos días: vuelve a mandar
el correo.
Alguna gente responde cuando recibe el
mismo correo por tercera vez.
Pero es difícil saber dónde está la frontera entre hacer un seguimiento
productivo y convertirse en un pesado.
Los datos de Yesware muestran que si no recibes una respuesta el primer
correo, tienes una probabilidad de 21% de conseguir una respuesta al segundo
correo. Si este tampoco es respondido, respira hondo y vuelve a enviarlo.
Todavía hay una probabilidad del 25% de que el destinatario responda.
4. Explica tus razones
Un estudio llevado a cabo por la psicóloga de Harvard Ellen Langer
determinó que las personas están más dispuestas a hacer caso a una petición si
el que la hace utiliza la palabra "porque".
Lo que esto significa es que si le pides a alguien que te haga un favor,
tendrás más éxito si le das una razón para hacerlo.
Porque, en este mundo acelerado y lleno de tareas, contestar un correo
de alguien que, a lo mejor, no conoces, es un favor.
5. Que sea corto, simple y personal
La brevedad es una virtud. Así que no debería sorprendernos que lo sea,
también, en el caso de los correos electrónicos.
Los correos más cortos obtienen mejores tiempos de respuesta y producen
un aumento en la productividad.
Por eso, no pierdas el tiempo. Sé considerado con tu audiencia y utiliza
el espaciado, números, listas, todo lo que puedas para dividir visualmente tu mensaje
y hacer que sea fácil de digerir.
Marshall Van Alstyne, profesor visitante del MIT, mantiene que la
longitud de un tuit (140 caracteres) es lo ideal.
Además, personalizarlo es clave. Intenta llamar la atención del
destinatario poniendo su nombre en el asunto.
